同じURLでも、会社のアカウントだけ通す。個人アカウントへの持ち出しを防ぐ「合言葉」の仕組み
会社のパソコンから、社員が個人のクラウドストレージに顧客リストをアップロードしてしまう。悪意がなくても「家で続きをやろう」と思えば起こりうることです。ところが、この持ち出しは URL のブロックでは防げません。Chrome が通信に添える「合言葉」で防ぐ方法を紹介します。
なぜ URL では止められないのか
会社で使っているクラウドストレージと、社員が個人で使っているクラウドストレージは、多くの場合同じサービス・同じ URLです。URL で止めると、会社の仕事まで止まってしまいます。
Chrome が「合言葉」を添えて、サービス側が断る
解決策は、会社の Chrome が通信に「このパソコンからは、会社のアカウントだけ許可」という合言葉（専門用語では HTTP ヘッダー）を自動で添えることです。この合言葉に対応したクラウドサービスは、それを見て、会社以外のアカウントでのログインを断ります。
設定は管理者が Chrome のポリシーとして一括で配れるので、社員のパソコンを1台ずつ触る必要はありません。社員から見ると、会社のアカウントはいつも通り使えて、個人のアカウントだけがログインできなくなります。
知っておきたい注意点
- 合言葉に対応したサービスでのみ効きます。Google Workspace をはじめ主要なサービスの一部が対応していますが、すべてではありません。使っているサービスが対応しているか、事前に確認が必要です。
- 効くのは、会社が管理する Chrome を通したときだけです。別のブラウザやアプリから使われると素通りになるため、会社のパソコンでは Chrome 以外を使えないようにしておきます。
- 私物のパソコンから会社のアカウントに入られるのは、別の対策で防ぎます。こちらは「会社の出口（固定IP）からしか入れない」仕組みとして、近日公開の記事で紹介します。
始め方
- 持ち出しが心配なサービスを洗い出す（クラウドストレージ、メール、チャットなど）
- それぞれが合言葉での制限に対応しているかを確認する
- 一部の社員で試してから、全社に広げる
自社のサービスで使えるか、確認からお手伝いします
お使いのクラウドサービスを伺い、対応状況の確認から設定、試験運用まで支援します。ご相談は無料です。