社外秘のファイルは、社外では「見るだけ」に。ドライブのラベルで場所に応じて持ち出しを止める
「オフィスでは普段どおり使いたい。でも、自宅の私物パソコンやカフェから、顧客名簿をダウンロードされるのは困る」。ダウンロードを全部禁止すると仕事が止まり、何もしなければ持ち出しの心配が残ります。Google Workspace なら、大事なファイルだけを、社外からのときだけ「見るだけ」にすることができます。
ファイルに「札」を付ける
Google ドライブには、ファイルに「社外秘」「社内」「公開」といった札（ラベル）を付ける機能があります。札の種類は会社ごとに自由に決められます。付け方も、社員が自分で付けるほか、部署ごとに自動で付けたり、マイナンバーなど中身を見て自動で付けたりできます。
「何を」×「どこから」で判定する
仕組みはシンプルです。「社外秘の札が付いている」と「会社の外からのアクセス」の両方が当てはまったときだけ、ダウンロード・印刷・コピーを止めます。ファイルを開いて読むことはできるので、外出先での確認には困りません。
「会社の外から」の判断には、コンテキストアウェア アクセスを使います。会社の回線（固定IPアドレス）からかどうかのほか、「会社が承認した端末か」「どの国からか」を条件にすることもできます。私物パソコンだけ止めたい場合は、端末の条件を使います。
導入前に知っておきたい注意点
- 止める相手を選べます。「閲覧者・コメントできる人だけ」にするか、「編集者やオーナーも含めた全員」にするかを選べます。
- 「会社の回線」の判定には、インターネットの出口の固定IPアドレスを使います。社内LANのアドレス（プライベートIP）では判定できません。
- 端末を条件にするには準備が必要です。パソコンには Endpoint Verification、スマートフォンにはモバイル管理の設定が必要です。
- 使えるプランが決まっています。Enterprise、Education、Frontline の Standard／Plus などが対象で、Business プランでは使えません。
さらに一歩：ブラウザ側と二段構えにする
ドライブの外への持ち出し（生成AIへの貼り付け、個人のストレージへのアップロードなど）まで止めたい場合は、Chrome Enterprise Premium のブラウザ側の対策を重ねます。
始め方
- 「社外秘」の札を1つだけ作り、顧客名簿など一番大事なファイルに付ける
- 「会社の回線から」の条件を1つ作る
- 一部の社員で試して、仕事に困らないことを確かめてから広げる
詳しく知りたい方へ
どのファイルに、どんな札を付けるか。一緒に考えます
守りたいファイルと働き方を伺い、札の設計から試験運用、本番化までお手伝いします。ご相談は無料です。